Implementación de un sistema de gestión documental para el archivo inactivo de la universidad Antonio Nariño sede Villavicencio
The implementation of a document management system (SGD) for the inactive archive of the Antonio Nariño University (UAN), Villavicencio headquarters, was proposed because the inactive archive of the UAN has made the processes of how academic documents are managed difficult. , so they are unaware of...
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| Main Authors: | , |
|---|---|
| Other Authors: | |
| Format: | Trabajo de grado (Pregrado y/o Especialización) |
| Language: | spa |
| Published: |
Universidad Antonio Nariño
2021
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| Subjects: | |
| Online Access: | http://repositorio.uan.edu.co/handle/123456789/2460 |
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| _version_ | 1812648590895480832 |
|---|---|
| author | Hernandez Quintero, Marly Johana Ladino Torres, Carlos Alberto |
| author2 | Saldaña Requiniva, Daniela |
| author_facet | Saldaña Requiniva, Daniela Hernandez Quintero, Marly Johana Ladino Torres, Carlos Alberto |
| author_sort | Hernandez Quintero, Marly Johana |
| collection | DSpace |
| description | The implementation of a document management system (SGD) for the inactive archive of the Antonio Nariño University (UAN), Villavicencio headquarters, was proposed because the inactive archive of the UAN has made the processes of how academic documents are managed difficult. , so they are unaware of archival techniques; From this arises the need to carry out a good management of the documents that are kept in the documentary heritage at the Villavicencio headquarters.
In this research project a descriptive methodology was used, in which a diagnosis was carried out on the current state of the inactive file area of the UAN, Villavicencio headquarters, it was observed that the documents are not being managed correctly ; This information was recorded in a field diary as a technical tool for data collection, with the information collected, the elaboration of the classification tables (CCD), valuation (TVD), retention (TRD) and documentary inventory was continued for keep control of the academic documents that are stored in the inactive archive, guaranteeing their correct conservation; This allows the University to improve the management of information on the handling that must be given to documents under archiving regulations |
| format | Trabajo de grado (Pregrado y/o Especialización) |
| id | repositorio.uan.edu.co-123456789-2460 |
| institution | Repositorio Digital UAN |
| language | spa |
| publishDate | 2021 |
| publisher | Universidad Antonio Nariño |
| record_format | dspace |
| spelling | repositorio.uan.edu.co-123456789-24602024-10-09T23:27:28Z Implementación de un sistema de gestión documental para el archivo inactivo de la universidad Antonio Nariño sede Villavicencio Hernandez Quintero, Marly Johana Ladino Torres, Carlos Alberto Saldaña Requiniva, Daniela Palabras claves: Gestión documental, fondo acumulado, archivo, instrumentos archivísticos, control de los documentos, conservación de los documentos, AGN. Finally, an instruction manual was prepared for the handling of documents to guide the personnel in charge of carrying out their academic processes in the inactive archive to ensure the preservation and disposition of the archives, thus saving time in the search for documents and in the conservation of the same. Keywords: Document management, accumulated funds, archive, archival instruments, document control, document conservation, AGN. The implementation of a document management system (SGD) for the inactive archive of the Antonio Nariño University (UAN), Villavicencio headquarters, was proposed because the inactive archive of the UAN has made the processes of how academic documents are managed difficult. , so they are unaware of archival techniques; From this arises the need to carry out a good management of the documents that are kept in the documentary heritage at the Villavicencio headquarters. In this research project a descriptive methodology was used, in which a diagnosis was carried out on the current state of the inactive file area of the UAN, Villavicencio headquarters, it was observed that the documents are not being managed correctly ; This information was recorded in a field diary as a technical tool for data collection, with the information collected, the elaboration of the classification tables (CCD), valuation (TVD), retention (TRD) and documentary inventory was continued for keep control of the academic documents that are stored in the inactive archive, guaranteeing their correct conservation; This allows the University to improve the management of information on the handling that must be given to documents under archiving regulations Finally, an instruction manual was prepared for the handling of documents to guide the personnel in charge of carrying out their academic processes in the inactive archive to ensure the preservation and disposition of the archives, thus saving time in the search for documents and in the conservation of the same. La implementación de un sistema de gestión documental (SGD) para el archivo inactivo de la Universidad Antonio Nariño (UAN), sede Villavicencio, se propuso debido a que el archivo inactivo de la UAN se han dificultado los procesos de cómo se gestionan los documentos académicos, por lo que desconocen las técnicas archivísticas; de esto surge la necesidad de realizar una buena gestión sobre los documentos que se conservan en el patrimonio documental en la sede Villavicencio. En este proyecto de investigación se utilizó una metodología de tipo descriptivo, en el cual se llevó a cabo un diagnóstico sobre el estado actual del área de archivo inactivo de la UAN, sede Villavicencio, se observó que los documentos no están siendo gestionados de manera correcta; esta información se registró en un diario de campo como herramienta técnica para la recopilación de datos, con la información recolectada se dio continuidad a la elaboración de las tablas de clasificación (CCD), valoración (TVD), retención (TRD) e inventario documental para llevar el control de los documentos académicos que se almacenan en el archivo inactivo, garantizando su correcta conservación; esto le permite a la Universidad mejorar la gestión de la información sobre el manejo que se le debe dar a los documentos bajo la normatividad de archivo. Finalmente, se elaboró un instructivo para el manejo de los documentos que oriente al personal encargado de llevar sus procesos académicos en el archivo inactivo que asegure la preservación y disposición de los archivos, ahorrando así tiempo en la búsqueda de los documentos y en la conservación de los mismos. Otro Ingeniero(a) Industrial Pregrado Presencial 2021-03-03T16:15:12Z 2021-03-03T16:15:12Z 2020-11-20 Trabajo de grado (Pregrado y/o Especialización) info:eu-repo/semantics/acceptedVersion http://purl.org/coar/resource_type/c_7a1f http://purl.org/coar/version/c_970fb48d4fbd8a85 http://repositorio.uan.edu.co/handle/123456789/2460 Abidin, S., & Husin, M. (2018). Improving accessibility and security on document management system:. ScienceDirect. doi:file:///D:/seminario%202/articulos%20documentos/ingles/Mejora%20de%20la%20accesibilidad%20y%20la%20seguridad%20en%20el%20sistema%20de%20gesti%C3%B3n%20dedocumentos%20%20un%20estudio%20de%20caso%20de%20Malasia.pdf Ahmad, H., Bazlamit, I., & Ayoush, M. (2017). Investigation of Document Management Systems in Small Size Construction Companies in Jordan. ScienceDirect. doi:https://doi.org/10.1016/j.proeng.2017.03.101 Albert, M. (2007). La investigación educativa: Claves Teóricas. Obtenido de https://www.academia.edu/27287685/La_Investigaci%C3%B3n_Educativa_Claves_Te%C3%B3ricas_-_Albert_G Alokluk, J. (2019). Archiving and Document Management at Taibah University:. ResearchGate. doi:https://doi.org/10.5539/cis.v12n4p11 Alonso, J., García, M., & Lloveras, R. (Julio de 2008). Norma ISO 15489: un marco sistematico de buenas practicas de gestión documental en las organizaciones. 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| spellingShingle | Palabras claves: Gestión documental, fondo acumulado, archivo, instrumentos archivísticos, control de los documentos, conservación de los documentos, AGN. Finally, an instruction manual was prepared for the handling of documents to guide the personnel in charge of carrying out their academic processes in the inactive archive to ensure the preservation and disposition of the archives, thus saving time in the search for documents and in the conservation of the same. Keywords: Document management, accumulated funds, archive, archival instruments, document control, document conservation, AGN. Hernandez Quintero, Marly Johana Ladino Torres, Carlos Alberto Implementación de un sistema de gestión documental para el archivo inactivo de la universidad Antonio Nariño sede Villavicencio |
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